O Fórum Desembargador Leal de Mira, sede da Comarca de Macapá, inaugurou sua nova Sala de Digitalização de Processos, espaço que abrigará atividades voltadas à conversão digital (escaneamento) de documentos para ampliação da acessibilidade aos documentos e a organização para preservação documental e otimização do espaço. A prestação de serviço no setor é realizada por colaboradores da empresa Centro de Treinamento de Educação Física Especial (CETEFE), que oferece mão de obra especializada de pessoas com deficiência, sob coordenação do Arquivo Geral do Tribunal de Justiça do Estado do Amapá (TJAP).
As atividades tiveram início na última quinta-feira (29), no entanto a Sala de Digitalização foi inaugurada oficialmente nesta terça-feira, 04 de outubro. A equipe é composta por 10 pessoas – sendo nove colaboradores e uma coordenadora da equipe – que desenvolvem atividades operacionais em gestão e organização e trabalham em conjunto com a coordenação do Arquivo Geral.
Os equipamentos da Sala foram entregues no dia 28 de setembro e contam com scanners de alta resolução e produtividade para dar conta do volume documental que será digitalizado, além de computadores e impressoras. Entre os objetivos do novo setor estão: a organização do acervo que está acumulado sem os padrões técnicos de tratamento; e a atividade de digitalização dos processos, que visa facilitar o acesso aos documentos judiciais do Fórum.
De acordo com o responsável pelo Arquivo Geral do TJAP, analista judiciário e arquivista Apoena Aguiar Ferreira, o acervo documental do Fórum da Capital possui aproximadamente 30 mil caixas de documentos e processos, divididos entre as Varas de Família, Cível e Criminal da Comarca de Macapá.
A digitalização dos processos das Varas de Família é uma das mais solicitadas. O arquivista Apoena Aguiar explica que “esse é um conjunto documental com uma quantidade de solicitação muito grande, então a digitalização vai possibilitar que a forneçamos o acesso à informação de uma maneira muito mais célere”.
Na organização do acervo, o objetivo é sistematizar os documentos para avaliar e encaminhar para destinação final, que pode ser o recolhimento para guarda permanente ou a eliminação dos arquivos de forma segura.
“Vamos trabalhar inicialmente com os processos do Juizado Especial Cível, que possuem um prazo de guarda curto, um volume documental muito grande e podem ser eliminados após 90 dias do trânsito em julgado. São aproximadamente duas mil caixas desse conjunto documental que não possuem valor permanente e que já podem ser eliminados”, destacou o responsável pelo Arquivo Geral do TJAP.
No prazo de três anos, a unidade espera digitalizar aproximadamente 4.200 caixas de documentos e organizar aproximadamente oito mil caixas.
Por Fernanda Miranda
